Workflow Software
工作流軟件 Workflow Software
　　工作流軟件的目的是，在一個機(jī)構(gòu)內(nèi)通過用電子文檔來替換紙張文檔系統(tǒng)，從而實(shí)現(xiàn)文檔處理過程的自動化。局域網(wǎng)絡(luò)可以提供將文檔從一些存儲設(shè)備中移進(jìn)或移出，以及在需要時觀察、修改文檔，或?qū)ξ臋n進(jìn)行簽署(表明它們具有權(quán)威性)的用戶之間進(jìn)行路由選擇。工作流軟件通過自動完成工作流程，從而消除人員必須的交接走動，鼓勵工作組的協(xié)作辦公。
　　典型的工作流應(yīng)用程序結(jié)合了具有電子消息傳遞功能和高級安全性功能的文檔。其中高級安全性功能包括電子簽名，以提供這個文檔確實(shí)是來自特定來源的證據(jù)，并且提供它們已經(jīng)被指定的某些關(guān)鍵人物進(jìn)行了確認(rèn)的證據(jù)。
　　在財(cái)務(wù)管理環(huán)境，文檔通常是從出納員通過不同的處理和確認(rèn)后轉(zhuǎn)交到主管會計(jì)那里的。工作流分組可以為出納員顯示機(jī)構(gòu)使用的一些特定表格。這個表格的一些域可以根據(jù)這一工作，以及這個出納員管理這個表格的性質(zhì)自動填寫。可以對這些表格預(yù)定義路由選擇，從而消除在手工紙張流中不可避免的一些頭痛的管理問題。這些表格可以被直接傳送到處理過程中下一個進(jìn)行處理的那位人員那里。自動處理的功能可以避免在表格處理中可能出現(xiàn)的耽擱情況。例如，可以提醒用戶必須按時處理，否則就會出現(xiàn)過期或其它由于沒有按時處理而出現(xiàn)的問題。出版是協(xié)作環(huán)境的另外一個例子，它也可以利用工作流軟件來提供工作效率。文檔可以按步從作者到編輯再到印刷，其中通過使用網(wǎng)絡(luò)和它的資源來進(jìn)行存儲，并且最終打印出完成的工作。
　　下面是工作流軟件的一些關(guān)鍵特征：
　　文檔根據(jù)預(yù)定義的路由進(jìn)行分發(fā)。
　　一些用戶可以根據(jù)需要來訪問和修改這個文檔。每次修改都必須簽上進(jìn)行這次修改的人員姓名。可以加上一些希望哪些人員再閱讀的注釋。
　　文檔跟蹤使得用戶可以輕易得知文檔在系統(tǒng)中流動時的位置，并且可以向那些耽誤傳送文檔的用戶發(fā)送催促信號，甚至可以撤消這個文檔。
　　工作流軟件通常包括中央管理和文件處理系統(tǒng)，管理人員可以使用它們來授予不同級別的訪問和安全性權(quán)限，以及建立工作流處理過程和跟蹤工作流。
　　鎖定處理使得用戶可以以一種安全的形式來完成和前遞文檔。當(dāng)使用一次鎖定時，其它用戶就不能對這個用戶進(jìn)行的修改再進(jìn)行改變了。它還不僅僅保護(hù)完成上述修改的用戶，還保護(hù)接收方不會看見他或她沒有進(jìn)行過的修改。
　　安全性是通過鑒別和數(shù)字簽名來實(shí)現(xiàn)的。
　　接收方可以確信發(fā)送方的正確性，可以證明這個文檔是發(fā)送方發(fā)出的，并且可以證明它在傳輸過程中沒有被改變。
　　發(fā)送方可以確信由接收方對該文檔進(jìn)行過的任何變動都可以檢查出來。
　　從管理的角度來看，工作流軟件可以幫助一個機(jī)構(gòu)跟蹤信息是如何流動的，以及如何更好地管理這種流動。工作流軟件可以消除許多費(fèi)時的活動，以及經(jīng)常發(fā)生的昂貴的活動，例如會議、電話呼叫和特快專遞。但是一旦用戶轉(zhuǎn)向使用這種新的軟件，所需的帶寬就會增加。工作流軟件允許用戶來觀察大型的圖象文件、圖形、聲音，甚至可以觀看視頻文檔。這種類型的通信量將會使網(wǎng)絡(luò)飽和。
　　可以從許多廠商獲得工作流軟件，例如Action Technologies(Alameda，California)，DEC(Maynard，Massachcusetts)、IBM(White Plains，New York)、Lotus Development(Cambridge，Massachusetts)等等。象Windows這樣的圖形用戶環(huán)境非常適合工作流應(yīng)用程序，其中圖形、文本和其它來自許多不同應(yīng)用程序的元素都被以對象的方式集成到復(fù)合文檔中。Windows具有內(nèi)置工作流功能，例如它的對象鏈接和嵌入(OLE)功能，并且Windows for Workgroups產(chǎn)品就是一種包括郵件和調(diào)度軟件的網(wǎng)絡(luò)群件包。
　　Internet多功能函件傳遞擴(kuò)展標(biāo)準(zhǔn)(MIME)是一種Internet標(biāo)準(zhǔn)，它為在電子函件消息中包括不同類型的數(shù)據(jù)(例如圖形、音頻、視頻和文本等)提供了一條途徑。其中，格式化功能允許用戶指定字體類型、字號和文檔的頁的布局，因而它們就可以被其它系統(tǒng)中的不具有類似應(yīng)用的用戶進(jìn)行閱讀和翻譯。
　　標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化表示語言(SGMI)是超出美國信息交換標(biāo)準(zhǔn)代碼(ASCⅡ)格式之外的一種文檔規(guī)范，它為描述文檔的格式提供了一條途徑。它用于創(chuàng)建“智能”文件而不是“啞”(ASCII)文件。一個SGML文檔包括定義文檔中的每個部件的一些屬性，因而使得文檔硬件和軟件獨(dú)立。使用SGML文檔格式，工作流軟件供應(yīng)商可以更加集中精力于功能性，而不是相互轉(zhuǎn)換。用戶和程序員希望能夠在文檔中存儲關(guān)于執(zhí)行事件，或具有激活與這個系統(tǒng)以及與它連接的輸出設(shè)備兼容的格式信息。